Estrategias del credit management en tiempos de COVID-19

Entrada original publicada en perebrachfield.com

El credit management puede ayudar en esta crisis económica provocada por la pandemia

No habrá muchas empresas que sean ajenas a la ola de impagados y prórrogas provocadas por la crisis del coronavirus. También serán numerosas las que se verán impactadas por las quiebras que llegarán a determinados sectores.

De las microempresas PYMES a los grandes grupos, el daño puede ser mayor o menor, pero daño hay y habrá y hay que buscar sin tardar, remedios a corto y medio plazo.

Son muchos los gerentes, directores financieros, Credit Managers, jefes de cobro, controllers o contables encargados de las cuentas clientes que comparten este gran sentido de urgencia, pero en estos momentos se ven desbordados por la situación, atareados en una gestión a diario complicada entonces ¿por dónde empezar?

Creemos que es el momento idóneo para valorar, de la forma más objetiva, los recursos de la empresa dedicados a la función de créditos y cobros.

 

RECURSOS HUMANOS

Muchas empresas no tienen la figura del Credit Manager en su organigrama, no tienen a gestores de cobro lo suficientemente formados para ser más eficientes y los que no tienen gestores de cobro tienen a otro tipo de personal (controlling, contabilidad), con conocimientos y dedicación parcial a las tareas de créditos y cobros.

Para estas empresas, es urgente disponer de una estrategia de cualificación ad hoc de su personal que debería incluir lo siguiente:

  • Conocimientos de todas las disposiciones legales de protección de los deudores en tiempos de COVID
  • Conocimientos del entorno legal de recobro (por ejemplo, la Nueva Ley Concursal)
  • Preparación de documentación para llevar a cabo las tareas de cobro: formulario de entrevista del gerente reflejando las opciones de protección elegida, modelo de plan de pagos, modelo de previsión de tesorería, etc.

Estos conocimientos / herramientas pueden recopilarse internamente o vía prestación de una empresa externa.

 

RECURSOS INFORMÁTICOS

¿Cuáles son los sistemas que permiten gestionar en tiempo real un gran volumen de prórrogas, plan de pagos sobre varios años, promesas de pago y remesas sobre fracciones de facturas?

Muchas empresas tienen que preparar hojas Excel offline que consumen mucho tiempo a la hora de actualizarlas y por tanto pueden provocar errores.

Para estas empresas, es imprescindible iniciar una estrategia de optimización de los sistemas dedicados a créditos y cobros para ganar en eficacia, por ejemplo: añadir campos en el ERP, fechas para prórrogas, importe de promesas o montar una base SQL así como un dashboard (Excel, Power BI) o recurrir a un prestatario externo. Con un prestatario también existen varias opciones: una es un acceso en SaaS a un software potente dedicado a la función (hay una oferta amplia en el mercado), otra es adquirir el software para las empresas que todavía pueden invertir, una decisión basada en un modelo de retorno a la inversión convincente basado en cifras realistas. Hay que pensar en soluciones duraderas porque nos costará tiempo salir de esta crisis.

 

RECURSOS EXTERNOS

Hoy más que nunca se tiene que conocer muy bien la situación financiera de los clientes más estratégicos. Desgraciadamente en España es todo un reto conseguir información financiera fiable.

Por eso y para controlar aún mejor estos gastos de información, hay que construir una estrategia de consolidación de la relación financiera con los clientes en visitas, entrevistas telefónicas, uso de redes en su propio sector con los bancos y así ser capaz de seguir muy de cerca la evolución de un cliente importante.

También muchas empresas tienen un gasto mayor en la póliza de créditos. Desgraciadamente, los intereses de las compañías de seguros de crédito pueden no coincidir con el interés particular del asegurado, con rebajas fuertes y repentinas de los importes asegurados.

Aquí nuestra recomendación sería seguir una estrategia de control del nivel de cobertura para asegurarse de que el centro de riesgo está suficientemente cubierto por la póliza en vigor, y si no es así, plantearse otras opciones.

 

COSTE GLOBAL DE LA FUNCIÓN

Desde un punto de vista más estratégico, nos parece muy relevante llevar a cabo un ejercicio de evaluación del coste global para la empresa de la función créditos y cobros, ya que sin él no se puede valorar rigurosamente ninguna opción de externalización.

Cuando hay tantas batallas en curso para la financiación, la revisión del modelo económico, la retención / búsqueda de clientes, etc., puede ser una elección muy relevante para ciertas empresas externalizar la gestión de créditos y cobros y así enfocar la organización en estas otras batallas. Mediante la externalización, se consiguen recursos altamente especializados, estables y remunerados en base de su éxito en las tareas gestionadas.

Existe una variedad de modelos según el tamaño de la cartera por externalizar y el tipo de gestión requerido, pero sin duda alguna el mercado está repleto de ofertas de los grandes grupos a empresas pequeñas muy especializadas para apoyarlas en todo el ámbito de recobros.

En conclusión, los problemas de pago y de gestión de créditos y cobros generados por la COVID han puesto   a muchas empresas entre la espada y la pared; la falta de recursos especializados, las limitaciones de las herramientas informáticas implementadas, las dificultades para recopilar información financiera y/o mantener las coberturas de crédito llaman a implementar acciones correctivas eficaces y/o reevaluar las opciones de la empresa en base de un análisis riguroso del coste global de la función y de la evaluación realista de su potencial de mejora.

 

 

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Autor: Equipo de redacción del profesor Brachfield
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