El credit manager

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El credit manager también denominado gerente de créditos tiene un papel esencial en las empresas.

¿Quién es el credit manager?

En las empresas más grandes la función del credit management es responsabilidad del credit manager (también denominado director de créditos o gerente de créditos). En las pymes este rol puede ser asumido por el director administrativo y financiero o por el mismo director general. La función esencial del credit manager en la empresa es de facilitar, asegurar y rentabilizar la inversión en cuentas de clientes, dentro del marco de la política general y ejerciendo de árbitro entre los objetivos comerciales y los imperativos financieros. El credit manager es el responsable de la gestión integral del crédito de clientes, y su primera misión es controlar que toda la actividad comercial se transforme en tesorería en el plazo de tiempo óptimo. Para lleva a cabo esta misión el credit manager debe proponer y conseguir la aprobación de una política de crédito dentro de la política general de la compañía y encargarse de su aplicación. Además, tiene que definir los procedimientos de gestión del crédito y controlar su implementación. Asimismo, debe poner en marcha sistemas de control de indicadores clave de los resultados del credit management, como pueden ser cuadros de mando tipo “Accounts Receivable Aging”.

El credit manager es un miembro del equipo de directivos directamente responsables de la cifra de negocios de las empresas, pero no es ni un financiero ni un comercial. En muchas empresas los “auténticos” financieros no acaban de confiar en él y tampoco los comerciales se fían ya que lo contemplan como un entrometido en un área que es de su feudo: las relaciones con los clientes. De modo que el credit manager es el “tercer hombre” que se encuentra entre el comercial y el financiero; a veces rechazado, incomprendido, solitario; muchas veces caminando sobre la cuerda floja.

La definición: “el credit manager es el comercial más financiero, pero además el financiero más comercial”, es la que permite conocer mejor la verdadera identidad mestiza de este profesional. El credit manager es el único directivo que intenta conjugar los intereses de dos mundos en apariencia opuestos ya que comprende cual es el objetivo final de la empresa, o sea la maximización del beneficio y que para conseguirlo hay que asociar los objetivos financieros y los comerciales por encima de las divergencias e incomprensiones mutuas. El credit manager mantiene la mente fría ante una operación comercial jugosa que hace perder el norte a los comerciales, y consigue negociar con el cliente unas condiciones de pago que permiten reducir el riesgo de impago a niveles aceptables.

 

Los objetivos del credit manager

Si tuviéramos que mencionar solo dos objetivos que tiene que conseguir el credit manager, habría que señalar lo siguiente: por un lado, minimizar las pérdidas de los créditos comerciales pero que a su vez no entorpeciendo el incremento de la cifra de ventas, y por otro acelerar el cobro de las facturas reduciendo los retrasos en el pago.

 

Las misiones clave del credit manager

Las acciones que lleva a cabo el credit manager tienen como objetivo la búsqueda del equilibrio entre la oportunidad comercial de incrementar la facturación y por ende los beneficios, el coste del crédito concedido al cliente en función al plazo de pago, y el riesgo de impago o insolvencia. La misión del credit manager consiste también a sensibilizar a la fuerza de ventas de los riesgos financieros que suponen las operaciones a crédito, a participar en la prospección comercial y búsqueda de nuevos clientes y a colaborar con el cash manager en la selección de los medios de pago más convenientes. Asimismo, el credit manager participa en la redacción de los contratos comerciales, en las cláusulas de las condiciones generales de venta, en la detección y resolución de las discusiones comerciales e incidencias de facturación. Igualmente, el credit manager puede participar en la determinación de las provisiones por créditos incobrables.

 

Los procesos en que interviene el credit manager

El credit manager tiene el cometido de crear valor optimizando la relación financiera con los clientes que compran a crédito, por ello tiene delegada la función del control integral del crédito comercial otorgado a los clientes y pendiente de cobro que en credit management se denomina riesgo vivo del crédito a clientes.

Ante todo, vamos a ver qué partidas que forman el riesgo vivo de un cliente determinado que tiene que controlar el credit manager:

  • Facturas pendientes de emisión correspondientes a pedidos total o parcialmente entregados a los clientes, pero aún no facturados
  • Créditos con compradores de productos y servicios facturados, pero todavía no exigibles ya que aún no han vencido
  • Cuentas por cobrar de créditos vencidos y exigibles; en esta categoría también se incluyen los saldos de clientes calificados como de dudoso cobro

El importe total resultante de las sumas de estos tres grupos representa la pérdida económica por pérdidas de créditos comerciales incobrables que experimentaría el proveedor si este cliente se declara en quiebra de la noche a la mañana.

Para que el credit manager pueda conocer el riesgo vivo adicional, a estos epígrafes hay que añadir los siguientes:

  • Importe de los pedidos en curso pendientes de servir
  • Importe de los efectos comerciales y documentos cambiarios en gestión de cobro
  • Facturas cobradas mediante adeudos SEPA versión básica (Core Direct Debit)

Además, con la ayuda del libro de pedidos, el credit manager puede establecer el riesgo vivo previsional del cliente y de esta forma anticiparse a posibles problemas.

 

Los roles del credit manager

El papel que ejerce el credit manager es el de controlar todo el riesgo vivo del crédito de clientes de la empresa por lo que dirige sus esfuerzos a identificar todo aquello que pueda provocar un retraso en el cobro o una insolvencia y a poner en marcha procedimientos para minimizar el riesgo de impago a lo largo de toda la relación con el cliente.

Los cuatro roles principales que realiza el credit manager son:

  • El análisis y la prevención de los riesgos; como primera etapa de la prospección comercial, el credit manager evalúa el riesgo de impago de la clientela de su sector e indica a los comerciales las tipologías de riesgo de cada segmento de clientes. Durante la captación de nuevos clientes el gerente de créditos hace el análisis de los clientes potenciales y determina el importe del límite de crédito aceptable, el plazo de pago y los medios para garantizar el cobro y reducir el riesgo de impago.
  • Los documentos contractuales; el gerente de créditos cuida que las condiciones de la relación contractual con el cliente se hayan negociado adecuadamente, en particular las condiciones y plazos de pago, y que todos estos puntos queden plasmados en un contrato. Asimismo, se preocupa que en las condiciones generales de venta se incluyan las condiciones y forma de pago, plazo de pago, penalizaciones por retraso en la liquidación de facturas, suspensión de entregas por impago, resolución del contrato por morosidad y establecimiento de reserva de dominio.
  • La facturación; el riesgo de que se produzcan diversas incidencias de facturación es elevado. Para reducir al mínimo los retrasos en el pago que son provocados por incidencias en las facturas, el credit manager debe establecer un sistema de control de calidad implicando a comercial, administración de ventas, customer service, producción, logística y contabilidad. Este proceso debe conducir a una facturación que se ajuste a los precios acordados, descuentos, ofertas especiales y que corresponda fielmente a las entregas de productos. Además, puede buscar alternativas a la facturación en papel y envío por correo postal, como puede ser emitir las facturas en PDF y enviarlas por email.
  • El cobro de tráfico normal y recobro de facturas impagadas; el credit manager vela por el cumplimiento de los pagos al vencimiento acordado y garantiza el comienzo inmediato de las gestiones de recobro amistosas. Asimismo, hará un seguimiento de las disputas comerciales para que se resuelvan en el menor plazo posible y eliminar la controversia que ha provocado la falta de pago del cliente.

 

Las tareas habituales del credit manager

La misión cotidiana del credit manager se traduce en una serie de tareas, que sin ánimo de ser exhaustivo son:

  • El credit manager debe solicitar informes comerciales de los nuevos clientes; para determinados casos solicitar informes financieros investigados
  • Análisis y evaluación de la solvencia y capacidad de pago de todos los nuevos clientes detectando los puntos débiles y la cara oculta de la empresa compradora
  • El credit manager ha de asignar a cada cliente un rating en función a los resultados del análisis de solvencia y capacidad de pagos
  • El credit manager debe negociar con los clientes de las condiciones, plazos, formas y medios de pago para cobrar las facturas al vencimiento y acelerar el proceso de cobro
  • El credit manager ha de conceder líneas de crédito a los clientes, asignándoles un límite de crédito adaptado al perfil financiero de cada cliente y a su capacidad de pagos y en función a las compras que va a efectuar
  • El credit manager debe establecer las garantías personales y reales apropiadas para las operaciones de alto riesgo
  • El credit manager es el encargado de dar la cobertura jurídica y contractual suficiente a las transacciones comerciales
  • Evaluación preventiva y sistemática de los clientes
  • Vigilancia del nivel y calidad del cumplimiento de los compromisos de pago
  • Negociación y puesta en práctica de medidas de prevención del riesgo de impago como garantías y avales
  • El credit manager es el responsable de supervisar la evolución de las compras de los clientes, mantener controlado el riesgo en circulación, efectuando el seguimiento del riesgo concedido y del riesgo disponible de cada cuenta de clientes
  • Mantenimiento de un buen nivel de cash flow por medio un procedimiento eficiente de cobro, mejorar los sistemas de cobro utilizando los instrumentos más adecuados para agilizar la disponibilidad de los fondos
  • El credit manager debe participar en la resolución de las disputas comerciales para allanar cualquier obstáculo al pago y reducir los retrasos en la liquidación de las facturas
  • Supervisión y seguimiento de las cuentas por cobrar vencidas controlando la antigüedad de la deuda.
  • Vigilancia de los clientes con impagados y bloqueo de los suministros a los morosos
  • El credit manager tiene que prevenir los posibles impagados, detectando y evitando situaciones de riesgo
  • El credit manager ha de realizar acciones de pre-cobro antes del vencimiento con los clientes de riesgo para evitar impagos y devoluciones
  • Gestión inmediata de los impagos y negociación amistosa de recobro para recuperar los créditos impagados, pero preservando la relación comercial con los clientes
  • El credit manager debe calcular las provisiones por insolvencias y por deterioro de créditos incobrables
  • El credit manager es el encargado de reclamar por la vía extrajudicial los créditos morosos hasta conseguir su recobro
  • El credit manager tiene la misión de preparar y documentar los expedientes de clientes morosos y enviarlos a asesoría jurídica para una reclamación litigiosa

 

Otras funciones que el credit manager puede tener encomendadas son:

  • Juntamente con la dirección general y las direcciones financiera y comercial, definir la estrategia de riesgos
  • Intervenir en la prospección comercial determinando los segmentos de clientes potenciales y las tipologías de riesgos asociadas
  • En colaboración con las direcciones financiera y comercial, establecer y poner en práctica las políticas de crédito, los procedimientos de concesión y gestión del riesgo
  • Mentalizar al equipo de ventas de los riesgos financieros de las ventas a crédito y adoctrinar a los comerciales de la necesidad de aplicar los procedimientos de crédito
  • Redactar las cláusulas relativas al crédito comercial de las condiciones generales de venta para prevenir el riesgo de impago y blindar jurídicamente a la empresa
  • Determinar si es necesario transferir el riesgo de impago a terceros mediante pólizas de seguro de crédito
  • Tratar con los proveedores de servicios como empresas de recobro, aseguradoras de crédito, sociedades de factoring, bufetes de abogados o empresas de información comercial

 

La polivalencia del credit manager

El credit manager también debe ayudar a los comerciales a conseguir sus objetivos de venta, puesto que la tendencia es que cada vez más el credit manager deberá desempeñar un papel más comercial y menos financiero. El credit manager ha de ser el mejor aliado del departamento comercial y uno de sus objetivos estratégicos es aumentar la facturación, pero al mismo tiempo que se preocupa por los valores cuantitativos de las ventas, también le conciernen los valores cualitativos, puesto que ha de cuidar la calidad del riesgo comercial y controlar la solvencia de los clientes. Para comprender la importancia del perfil comercial del credit manager hay que tener en cuenta que hoy en día en las empresas norteamericanas se valora más negativamente la eficiencia del credit manager en función del total de líneas de crédito denegadas –y por consiguiente de pedidos rechazados– sin suficiente justificación –no se han aplicado criterios suficientemente comerciales– que en los niveles de morosidad de los clientes. El credit manager ha de saber potenciar las ventas utilizando como herramientas el crédito comercial y las condiciones de venta, puesto que gracias a estos dos elementos podrá conseguir nuevos clientes, ampliar la cuota de mercado y aumentar la cifra de negocios.

El verdadero mérito del credit manager es saber jugársela con los clientes poco definidos y asumir un riesgo controlado, puesto que lo fácil es descartar a los malos y otorgar crédito sólo a los buenos. La profesionalidad del credit manager se demuestra otorgando créditos a un amplio segmento de clientes cuyo riesgo es medio y que pueden presentar ocasionalmente incidencias de cobro. El control del riesgo de este tipo de clientes es lo que va a justificar la necesidad del puesto de especialista en credit management. No obstante, y a pesar del papel comercial que ha de desempeñar, el credit manager deberá reclamar al cliente sin titubeos el pago de la deuda vencida, y deberá ser riguroso a la hora de exigir a los deudores el cumplimiento puntual de sus obligaciones de pago.

 

El conocimiento de la empresa y de su entorno por parte del credit manager

El credit manager debe conocer a fondo y comprender perfectamente el funcionamiento de la empresa en el que se encuentra trabajando y todos sus intríngulis. Esto supone un máximo conocimiento de la estructura de la empresa, sus productos, su posición competitiva en el entorno, el sector, el mercado y su evolución durante los últimos años, la cartera de clientes, la estrategia global de la empresa y cuáles son sus objetivos a corto, medio y largo plazo. Asimismo, hay que tener un perfecto conocimiento de la política comercial, los resultados empresariales, cuenta de resultados, balances y beneficios anuales obtenidos. También es deseable una completa información acerca de la organización interna de la empresa, de su organigrama, de los distintos departamentos y de las funciones de cada uno de ellos.

 

La importancia de que el credit manager conozca a fondo los productos o servicios comercializados

Uno de los elementos más importantes a la hora de determinar la estrategia de riesgos y las políticas de crédito de una empresa es el tipo de productos que comercializa. Por tanto, el credit manager debe conocer las características de los productos ya que éstas ejercen una gran influencia en la política de créditos, puesto que no se puede dar el mismo tipo de condiciones crediticias si se comercializan bienes de equipo que patatas fritas. Ciertos bienes precisan de unas condiciones de pago muy especiales y de plazos de cobro muy dilatados, como podrían ser instalaciones industriales; en cambio otros exigen un pago en pocas semanas, como sería el caso de los productos alimenticios perecederos. El margen de contribución que aportan los productos comercializados es otro factor determinante sobre la política de créditos de las compañías, puesto que las empresas se pueden permitir el lujo de aceptar mayores riesgos cuando vende productos con márgenes elevados; en consecuencia, el credit manager debe tener esta información. En cambio, cuando los márgenes son pequeños el credit manager debe adoptar políticas de riesgos más conservadoras.

 

 

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 Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el ICABTodos los derechos reservados; se prohíbe la reproducción total o parcial de este artículo de Brachfield & Asociados Abogados

 

 

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