Actualmente un curso de gestión de impagados es necesario para aprender la gestión de cobro

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La gestión de los impagados y el cobro de facturas se deben aprender en cursos especializados.

Por falta de la formación adecuada que se puede adquirir fácilmente en un curso de gestión de impagados, uno de los grandes escollos en la gestión de recobro de las facturas impagadas de las transacciones comerciales es el miedo que tiene el acreedor a la confrontación con el deudor. Una de las primeras cosas que se aprenden en un curso de gestión de impagados es a superar este problema.

Otro aspecto que infunde aprensión a los representantes del acreedor a la hora de empezar la gestión de los impagados y que hace que muchas veces no se atrevan a iniciar las acciones de cobro, es el temor al rechazo por parte del cliente y el miedo a perderlo. En un curso de gestión de impagados los alumnos aprenderán en primer lugar, que la mayoría de las veces el cliente moroso sabe perfectamente que tiene una deuda pendiente. Sólo en un pequeño porcentaje al cliente se le ha pasado por alto el pago o ha habido un despiste. En el curso de gestión de impagados se enseña que en este último caso el cliente no se puede ofender, ya que el proveedor simplemente le está recordando algo que ha olvidado. Hay que tener en cuenta que, si un cliente al que el proveedor le recuerda la existencia de una factura con toda corrección se ofende, no es trigo limpio.

Asimismo, en el curso de gestión de impagados el participante aprende que el acreedor debe actuar de inmediato poniéndose en contacto con un interlocutor válido que pueda representar al deudor en las negociaciones de cobro. La costumbre de algunas empresas de dar al cliente un margen de una semana para ver si llega el pago es un error, ya que se puede empezar la gestión de inmediato, siempre que el acreedor sepa plantear la reclamación de la forma correcta. Un punto muy importante es que antes de contactar al deudor, el proveedor debe tener solucionados todos los litigios e incidencias. Asimismo, hay que tener aclarados todos los problemas internos como pueden ser: primero, pagos hechos por el cliente pendientes de aplicar en su cuenta; segundo, abonos por devolución de mercancías que no se han descontado de su saldo deudor; tercero, facturas pendientes de pago por incidencias; cuarto, acuerdos verbales en los que los vendedores hayan concedido condiciones especiales al cliente y que no se han visto reflejados en su cuenta.

En un curso de gestión de impagados se enseña que en algunos sectores industriales los retrasos para el pago de las facturas son habituales, y no hay ninguna empresa del sector que pague antes de haber transcurrido 45 días desde el vencimiento de la factura. En estos casos en conveniente empezar a reclamar el pago desde el vencimiento para que estos 45 días no se conviertan en 90. El éxito en una primera gestión de cobro depende en gran medida de la posición en el mercado del acreedor. Cuando se trata de una empresa dominante en el sector, y tiene una gran fuerza de negociación, las posibilidades de cobrar pronto son mayores.

Asimismo, en el curso de gestión de impagados se explica que es muy importante conocer la dependencia del deudor por el producto o servicio ofrecido por el acreedor, ya que muchos clientes tienen una dependencia por el producto comercializado y no les resultaría fácil cambiar de suministrador. A mayor dependencia por el producto, más sencillo es conseguir un acuerdo de pagos, ya que el proveedor podrá presionar al deudor con interrumpir el suministro. Por el contrario, si el acreedor es una pequeña industria, o se ha incorporado recientemente en el mercado, deberá ser mucho más paciente para cobrar de sus deudores.

En el curso de gestión de impagados se enseña que, como primer paso es importante que el cliente esté enterado de cuanto, como y cuando tiene que pagar. Por tanto, es conveniente que el gestor compruebe que el deudor tenga estas informaciones, ya que con frecuencia el deudor no ha pagado por falta de información. Asimismo, es conveniente que el acreedor tenga preparadas copias de las facturas y del estado de cuentas del cliente, en soporte físico e informático, para podérselo enviar inmediatamente. Al contactar con el cliente es mejor no utilizar palabras cargadas de negatividad como impagado, impago, morosidad o deuda, sino utilizar el eufemismo neutro de incidencia de cobro. Esto evitará que el cliente que no ha pagado por culpa de una incidencia o por un despiste se pueda sentir ofendido. Hay clientes muy susceptibles, por lo que es recomendable utilizar en la primera actuación incidencia de cobro como sinónimo de impagado.

Por ello en el curso de gestión de impagados se explica que hay que utilizar una denominación para designar la deuda en cada fase de gestión, acorde con la situación del expediente. Cualquier impago de un crédito comercial en función del tiempo transcurrido y del deterioro de las posibilidades de cobro pasa por las siguientes fases:

  • Incidencia de cobro
  • Crédito impagado
  • Crédito moroso
  • Crédito dudoso
  • Crédito litigioso
  • Crédito incobrable

Un curso de gestión de impagados explica que, en primer lugar, la incidencia de cobro es todo saldo adeudado por el cliente en un momento dado y que no ha sido abonado el día de su vencimiento. No siempre la culpa de la falta de pago puntual es culpa del deudor, puesto que el culpable puede ser el propio acreedor que ha cometido un error o un fallo de calidad. También se puede tratar de un litigio comercial y el cliente ha bloqueado el pago para conseguir una respuesta del acreedor.

En segundo lugar, el curso de gestión de impagados enseña que el crédito impagado es una serie de facturas no satisfechas al vencimiento por el deudor y se trata de una deuda cierta, vencida y exigible. El deudor no ha realizado el pago ni el día de su vencimiento ni en fecha posterior, por lo que el acreedor está negociando una solución puesto que todavía no hay un acuerdo de pagos.

En tercer lugar, el curso de gestión de impagados patentiza que el crédito moroso surge cuando la cobrabilidad del crédito se ha deteriorado considerablemente o después de un cierto tiempo después del vencimiento impagado, por antigüedad de la deuda el impagado pasa a la categoría de crédito moroso. Cuando se produce la mora en los casos previstos por la legislación el deudor moroso deberá abonar una indemnización de los daños y perjuicios cuantificables por los intereses moratorios. La negociación del cobro no va por buen camino ya que el moroso se resiste a pagar por lo que se deberá buscar una solución más resolutiva.

En cuarto lugar, el curso de gestión de impagados explica que el crédito dudoso desde la perspectiva contable es un crédito moroso en el que concurran una serie de circunstancias que permitan su consideración como de dudosa recuperabilidad, debe ser clasificado como de dudoso cobro y ha de contabilizarse como tal en una cuenta especial. Asimismo, los créditos dudosos han de dotarse con la correspondiente provisión para insolvencias.

En quinto lugar, un curso de gestión de impagados ilustra que el crédito litigioso está formado por los impagados que han sido reclamados por vía judicial por medio de la correspondiente demanda judicial, y están pendientes de la resolución de los tribunales, o sea, de una sentencia favorable al demandante y posteriormente de las medidas legales para ejecutar el cobro.

Y en sexto lugar, un curso de gestión de impagados señala que el crédito incobrable está constituido por los créditos dudosos que al cabo de un año pueden considerarse como un gasto fiscalmente deducible del impuesto de sociedades y pasan a transformarse en créditos incobrables que deberán ser reconocidos como pérdida del ejercicio fiscal correspondiente según las normas tributarias. No obstante, el hecho que una deuda incobrable pase a la cuenta de pérdidas y ganancias no significa necesariamente que el acreedor no pueda intentar recuperar su importe con posterioridad, puesto que la mayoría de las deudas prescriben a los cinco años y es conveniente en créditos incobrables de cierto importe revisar periódicamente la solvencia del moroso para detectar el momento más oportuna para volver a reclamar la deuda por la vía más adecuada.

El curso de gestión de impagados enseña que en la recuperación de los impagados es muy importante que los procedimientos utilizados vayan estrechamente relacionados a las distintas etapas de la evolución de un impago, de forma que en cada fase se hagan las gestiones adaptadas a la calidad de la deuda. Los métodos para recobrar el importe adeudado variarán en función a la etapa de gestión en que se encuentre el proceso de reclamación.

Además, el curso de gestión de impagados explica que el servicio de recobros deberá tener bien definidos los criterios y circunstancias que harán pasar el impagado de una etapa de gestión a otra. Por ejemplo, cuando se debe considerar moroso a un deudor o cuando se ha de pasar a demanda judicial un moroso recalcitrante. Este punto es muy importante para unificar los procedimientos de reclamación y determinar cuándo debe aumentarse la presión de recobro o han de adoptarse medidas más resolutivas con el moroso.

El curso de gestión de impagados explica que, al iniciar la primera acción de cobro, el acreedor debe tener en cuenta que cuenta con una ventaja muy importante: el cliente tiene una obligación incumplida. En consecuencia, el representante del acreedor tiene que hacer la gestión con toda seguridad y confianza, puesto que cuenta con una superioridad poco usual en las negociaciones mercantiles.

El curso de gestión de impagados enseña que a partir de este punto se podrá establecer la viabilidad de la recuperación amistosa del crédito moroso y determinar la táctica más adecuada para conseguir un acuerdo de pagos. Por ejemplo, en un impagado en que las causas hayan sido la intencionalidad y mala fe del moroso, en que el deudor no tenga ninguna voluntad para pagar, que se trate de un moroso profesional, que no exista solvencia real y no tenga disponible ni pueda generar fondos, es mejor pasar directamente el asunto a incobrables y estudiar las posibilidades de presentar una demanda judicial.

Por el contrario, un curso de gestión de impagados instruye de que un deudor que ha tenido un percance fortuito, que tenga buena voluntad para abonar la deuda, que sea un buen pagador, que tenga solvencia y que dentro de unos meses pueda generar fondos, es un candidato para llegar a un acuerdo de pago, aunque sea concediéndole un aplazamiento de algunos meses.

Asimismo, el curso de gestión de impagados muestra que un buen estudio de la situación del impagado y del moroso permite al acreedor tener definidos unos objetivos –es bueno que hayan sido determinado por el supervisor de cobros– que debe conseguir de su contacto con el deudor. Es recomendable que el acreedor tenga unos objetivos principales a alcanzar en el acuerdo de pagos, y unos alternativos en función a como se desarrolle la negociación con el moroso. El acreedor debe saber perfectamente qué clase de concesiones puede ofrecer al deudor, cuales son aquellas cuestiones sobre las que no puede ceder, así como los límites de su capacidad para otorgar quitas o aplazamientos de pago.

El curso de gestión de impagados aclara que antes de iniciar las gestiones de cobro, el acreedor debe haber reunido –y estudiado a fondo– un dossier completo sobre el impagado y el deudor que deberá contener los siguientes elementos:

  • Elementos financieros: los informes comerciales, los estados financieros del deudor, y la información negativa relativa a impagados e incidencias.
  • Elementos de contabilidad y administración: el estado de cuentas del cliente, las facturas y los albaranes.
  • Información comercial: ventas efectuadas al cliente los últimos 12 meses, importe de los pedidos pendientes de entrega o retenidos.
  • Otros documentos acreditativos: las hojas de pedido, recibos devueltos, cheques, pagarés impagados, cartas, emails, y los informes del vendedor de las reuniones con el deudor.
  • Documentos en blanco para reflejar los acuerdos alcanzados: modelos de reconocimiento de deuda, modelos de contratos de acuerdos transaccionales y modelos de fianzas.

Así pues, el curso de gestión de impagados explica que, en el momento de contactar con el deudor, por teléfono, por videoconferencia o en una entrevista vis a vis, el acreedor debe tener toda la información a mano. En el caso de gestionar telefónicamente el cobro, es mucho más fácil tener el ordenador delante y poder acceder a los datos en tiempo real, pero en caso de hacer una visita al domicilio del deudor, es conveniente haber preparado la documentación y llevar copias de los documentos más importantes de la operación comercial o disponer del acceso directo a esta documentación a través de la nube.

 

 

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Autor: Pere Brachfield, abogado colegiado en el ICAB
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